Wer delegieren will, braucht ein starkes Team. Und gute Mechanismen, die dafür sorgen, dass in diesem Team die richtigen Dinge getan werden. Eins der wichtigsten Instrumente ist dabei das berühmt-berüchtigte MEETING.
Das Problem: Am Ende landet alles wieder auf dem Tisch des Chefs
Immer wieder höre ich: „Wir haben zu viele Meetings!“ und „Bitte nicht noch ein Jour Fixe!“
Und ja – manchmal ist es der richtige Ansatz, die Anzahl von Teammeetings zu reduzieren. Ich sage jedoch: Da fehlt dann noch etwas. Genauso muss es darum gehen, die Qualität der Meetings zu erhöhen.
Denn:
Ein Teammeeting ist weit mehr als eine regelmäßige Zusammenkunft. Es ist ein strategisches Instrument, mit dem Geschäftsführer:innen sich selbst entlasten und gleichzeitig ihr Führungsteam stärken können.
Doch das funktioniert nur, wenn die Meetings auch entsprechend aufgebaut sind und wenn vor allem in einer vertrauensvollen Umgebung jeder sagen kann, was er wirklich denkt. Es gibt viele Tipps & Tricks für effiziente Meetings, das ganze Internet ist voll davon. Viele davon sind tatsächlich auch sehr nützlich. Und wer hält sich dran?!?
Ich glaube, das liegt nicht zuletzt daran, dass vielen Teammeetings einfach auch der gewisse Spaß-Effekt fehlt. Deshalb stelle ich euch hier ein besonderes Format vor, das bei aller Nützlichkeit auch ein bisschen Spaß machen soll: Das „Teammeeting unter Palmen“. Denn wir Menschen lieben Bilder und wir mögen die Vorstellung, am Strand unter Palmen zu liegen…
Wer sich als Chef entlasten will, braucht Meetings
Meetings mit deinem (Führungs-)Team sind unerlässlich, wenn du dich als Chef entlasten und mehr Zeit für strategische Arbeit gewinnen möchtest. Du musst dein Team mehr in die Verantwortung bringen.
Jetzt könnt ihr schnöde eure Verantwortlichkeiten klären, Prozesse definieren und Deadlines definieren. (Das müsst ihr sogar.) Aber wem bitte macht das wirklich Spaß?!?
Um diesen wichtigen Themen also einen motivierenden Anstrich zu geben, habe ich mal im Rahmen eines Teamworkshops eine Übung entwickelt, die eine Kundin dann tatsächlich als regelmäßiges Format bei sich im Unternehmen eingeführt hat: Die Palmen-Übung!
Wir alle kennen das: Wenn der eine nicht weiß, was der andere tut, wird die eine Arbeit doppelt gemacht und die andere bleibt liegen. Und der Erfolg und die Motivation im Team versickern im Sand. Je mehr ich darüber weiß, was der andere tut, desto besser kann ich ihn oder sie auch einschätzen. Und wenn ich sogar weiß, was dem anderen schwerfällt, rücken wir insgesamt näher zusammen. Die Folge: Vertrauen wächst. Und Vertrauen ist eine der absoluten Grundvoraussetzungen für erfolgreiches Zusammenarbeiten – da beißt die Maus keinen Faden ab.
Auch die Möglichkeit zur Kooperation und die gegenseitige Unterstützung im Team entsteht erst, wenn ich in den Austausch darüber komme, welche Tätigkeiten auf wessen Tisch liegen und vor allem: welche Tätigkeiten leicht von der Hand gehen und welche eher Schwierigkeiten machen.
Verantwortlichkeiten klären und Vertrauen schaffen – mit Freude, die Energien weckt
Meine Palmen-Übung sorgt dafür, dass ihr bei eurer täglichen Zusammenarbeit in Zukunft viel weniger Energie verbraucht. Denn sie sorgt für:
- KLARHEIT für jedes Teammitglied über seine eigenen aktuellen Aufgaben,
- KLARHEIT im Team bezüglich wer-macht-was,
- einen KLAREN Startschuss für gegenseitige Unterstützung.
Und das Coolste an der Teamübung: Sie bringt nicht nur Erfolg im Team, sondern macht auch noch Spaß! Denn mal ehrlich: Es löst einfach ein anderes Gefühl aus, wenn ich auf ein Palmen-Bild gucke als auf eine volle ToDo-Liste oder schnöde Aufgabenbeschreibung.
Und so geht’s: Das Teammeeting unter Palmen
In dieser Übung verschaffen wir uns einen Überblick, welches Teammitglied welche Themen auf dem Tisch hat. Jeder bekommt mein schönes Palmenbild und darf seine Aufgaben in drei Bereiche kategorisieren:
- auf der Insel: das erledige ich alleine und klappt gut
- im Meer: hier arbeite ich mit anderen gemeinsam dran
- auf der Palme: diese Themen bringen mich auf die Palme
Und so wird das Team-Meeting fast zum Urlaub:
SCHRITT 1
Auf der Insel – das erledige ich alleine und klappt gut
Die persönliche Reflexion über die eigenen Aufgaben ist auch immer wieder wertvoll. Oft höre ich am Ende den Kommentar: „Ich wusste ja gar nicht, was ich so alles bewältige jeden Tag! Das war gut, hier nochmal Struktur reinzubekommen.“ Und die Teamkollegen, die sich die Insel-Zettel dann anschauen, staunen manchmal, was jeder Einzelne so täglich leistet, oder entdeckt auch mal „Hey, dasselbe mach ich auch! Das müssen wir doch nicht doppelt machen!“
SCHRITT 2
Im Meer – hier arbeite ich mit anderen gemeinsam dran
Die wertvolle Erkenntnis aus dem Bad im Meer: Wer hat hier eigentlich welche Schnittstellen und wie gut funktionieren diese? Wo müssen eventuell neue Absprachen getroffen werden? Welcher Kollege braucht womöglich ein Update zu einem Arbeitsstand? Oder zu welchem Thema müsste ich eigentlich mal wieder nachfragen, was daraus mittlerweile geworden ist…? Für die Teamkollegen ist es hilfreich zu sehen, welche Schnittstellen die anderen so haben. „Achso, Tina arbeitet auch mit Max aus der Nachbarabteilung zusammen? Ist ja interessant. Vielleicht können wir da Themen kombinieren?“
SCHRITT 3
Auf der Palme – diese Themen bringen mich auf die Palme
Dieser Teil der Teamübung hat auch gleich mehrfache Wirkung: ERSTENS befreit es ungemein, einfach mal rauszulassen, was einen nervt (siehe auch „Jammern hilft“). ZWEITENS eröffnet es die Möglichkeit für die anderen, ihre Hilfe anzubieten. Du als Chef bekommst einen sehr guten Eindruck über die Engpässe im Team – und kannst gleichzeitig auch zeigen, wo deine Engpässe liegen. Win-win!
Tools, die euch im Palmenmeeting helfen können
Egal, ob ihr euch in Präsenz, virtuell oder hybrid trefft. Das Meeting unter Palmen funktioniert in jedem Format.
Ich selbst bin großer Fan davon, sich persönlich zu treffen und mit Papier und Stift zu arbeiten. Das ist ein schöner Kontrast zur sonst sehr digitalen Arbeit. Vielleicht habt ihr ja die Möglichkeit, ein großes Palmenposter in eurem Besprechungszimmer aufzuhängen. Dann braucht ihr nur noch verschiedenfarbige PostIts und schon kann es losgehen!
Für die Arbeit im hybriden oder virtuellen Raum eignen sich natürlich sämtliche online Boards, mit denen ihr eventuell sowieso schon arbeitet. Ich verwende dafür MURAL, aber Boards wie Miro, Concept Board oder die Whiteboardfunktion vom Microsoft Teams funktionieren hier genauso gut.
Diese Fehler solltet ihr unbedingt vermeiden:
Oberflächlichkeit:
Vor allem Themen zu benennen, bei denen man sich Unterstützung wünscht, ist für manche eine Herausforderung. Achtet hier darauf, dass jeder wirklich ehrlich sein kann! Wenn die Palmen-Übung zur reinen Unterhaltung wird, verliert sie ihren Sinn.
Schuldzuweisungen:
Ärger und Frust auszusprechen tut richtig gut! Und ihr werdet sehen, wie es euch auch stärker miteinander verbindet. Doch achtet dabei auch drauf, dass ihr nicht einzelne Personen für Probleme verantwortlich macht. Fokussiert euch nach der Übung auf Prozesse und Abläufe, die eventuell verändert werden müssen. So bleibt ihr konstruktiv (nachdem ihr eurem Ärger mal Luft gemacht habt).
Kein Follow-up:
Nur einmal kurz auf die Insel und dann nie wieder? Das ist wie ein viel zu kurzer Urlaub in stressigen Zeiten – die Wirkung verpufft viel zu schnell. Sorgt unbedingt dafür, dass die Themen auf der Palme und im Meer nachverfolgt werden und konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. Sonst landet am Ende doch wieder alles auf dem Tisch des Chefs – und das wolltet ihr ja gerade vermeiden.
FAZIT
Erfolgreiche Teamarbeit und nie wieder urlaubsreif! Das wär’s, oder? Mit diesem besonderen Meeting-Format (und allem, was dazu gehört) schafft ihr es – und zwar sowohl Chef als auch Team.
Probiert es gleich mal aus. Gerne dürft ihr mein Palmen-Bild dafür verwenden. Schreibt mir, wenn ihr die Vorlage in einem anderen Format braucht.
Ich wünsche euch maximales Vergnügen.
In heiterer Gelassenheit…
Eure Frau Schulz
Und…
Falls ihr Unterstützung bei einem Team-Prozess braucht – dürft ihr mich natürlich gerne kontaktieren. Als erfahrene Teamcoach stehe ich euch immer mit Rat und Tat zur Seite.
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